企業維護面
在實際「維護」運作時,企業與系統供應商會有以下的互動關係:
1. 就企業而言
(1)客製化需求:當企業導入ERP系統時,常會對特殊的作業流程或管理細節,要求供應商增加配套功能,提昇特定模組或報表的處理速度,以期在時效內提供企業所需要的關鍵資訊。
(2)介面差異化調整:在不同的行業或是企業及廠商間,公司業務和專業術語都會有所差距,參考的重點資訊更是大相逕庭;所以常會要求供應商針對重要模組或管理性報表做介面上的調整,以符合操作上的便捷性。
(3)防呆檢核、權限控管:企業在使用ERP系統時,常需要登錄各種單證及進行資料審核與處理;為了避免人員疏失所可能造成的龐大損失,企業通常會請供應商針對特定的作業流程,做資料輸入的防呆檢核和權限額度控管的設定,從源頭即進行防範程序。
(4)錯誤修正:企業在進行資訊管理過程中,不可避免的會有一些人為疏失;若是錯誤資料已進入ERP系統中,且經過一連串的處理,此時如要再追蹤或修正錯誤,就會變得非常困難。事後為了要偵錯及補正,常須要花費大量人力及時間進行資料的更正及調整。
甚至需要請供應商提供技術支援,或是商請使用供應商之資料連動修改程式來解決該項問題。不同的供應商針對錯誤處理的支援能力,常因其是否是系統原始設計者或系統是否為All-in-One (全功能共構) 架構,而會有相當大的差異。
(5)環境變動的因應調整:企業所處的商業競爭環境是瞬息萬變的,當有法規的調整、社會議題的關注、客戶與供應商的變動或企業內部管理上的改革,因此ERP系統就必須配合即時調整。這時企業就會商請系統供應商,進行流程調整的客製需求,或是開發全新的模組功能。
(6)系統異常危機處理:當企業在系統運作發生異常或資料出現錯誤時,為了能迅速解決及處理,通常會尋求供應商的協助。適切的供應商會立即透過客服專線或網路連線進行追蹤,並迅速找出問題予以解決,使企業能在最短時間內恢復正常營運。
(7)教育訓練及深化應用:企業在導入ERP系統後,其資訊管理單位為要深入了解及運用系統,會要求供應商提供相關說明文件或影片,或請供應商安排顧問輔導相關課程,以方便企業的資訊管理可以落實到每一個環節。
(8)營運管理顧問諮詢:企業在ERP系統上線一段期間後,為了提昇營運及管理績效,通常會商請供應商提供系統進階的顧問輔導,以針對該企業之內部資訊,做細部的規劃分析和提出進階改善建議。
系統供應商維護面
2. 就系統供應商而言
(1)系統更新:許多供應商會定期發佈系統新版本,以提供全新開發的功能、修正系統版本或支援新的系統規格;而企業也需要定期配合更新,才能確保其所使用之系統是能受供應商支援的。
(2)因應法規或制度更迭之功能調整:對於政府發佈之新法規或制度之更迭 (例如:二代健保、IFRS會計準則),有些系統供應商也會配合開發新功能,以使企業的資訊和作業方式能符合最新法令的標準;而企業也需配合進行最新版本之升級,才能使系統發揮其最大之效能。
系統維護-商業利益與永續經營之保證
ERP系統是企業升級或永續經營的利器,但ERP系統在導入不同的企業時,都會歷經系統之調整、修改、維護、升級,以及與供應商互動等必然過程;其中又以系統之維護 (廣義包含系統之調整、修改、升級) 最為重要,是企業獲得商業利益與永續經營之保證。
為了讓系統能長久且有效率的正常運作,企業勢必要緊密配合各種維護作業與要求;而這些作業會直接影響其後續的整體成本、系統運作、競爭力和人力調度。由於MF2000 ERP系統的維護成本低,具備可滿足各企業特有系統需求之「需求差異調整精靈」和即時支援、提供諮詢的公司顧問群,是用戶系統能良好維護的最佳保證。
|