第肆章 操作模式便捷性

       作為一個經驗豐富、與客戶共同成長近30年的ERP系統供應商，我們深切了解客戶為了永續經營、提升管理績效，花費了不算少的預算來導入與建置ERP系統，期望能使自己辛苦經營的事業發展再上一層樓、發熱發光。

       然而，我們也觀察到，一般的企業並無法對ERP系統的實際效用做太深入的了解，可能只期待它解決日常作業問題發揮一個如資料庫管理系統 (database management system)，甚至更簡單的檔案處理系統 (file processing systems) 的功能，實在是很可惜的一件事情。

4.1 輕鬆做好經營管理

ERP系統欠缺周詳嚴謹與專業的問題

       ERP系統對企業經營管理的功能絕對不僅於資料庫或檔案的管理，然而，因為ERP系統的結構與操作較為複雜，我們也發現許多一般市面常見的ERP系統產品，由於在一開始設計與後來發展ERP系統時欠缺周詳嚴謹與專業的考慮，導致系統設計木已成舟，很難再大動筋骨的改善，亦遑論如何另起爐灶，只能要求客戶遷就使用或修補而已。

       長此以往，使用者對系統產生質疑、排斥或抗拒，以致於學理上ERP系統應有的功能並未能發揮。以對客戶使用者最貼近的操作便捷性為例，辦公室中常聽見以下的對話：

1. 高層主管：「都幾號了，上個月的業務銷售數字還沒出來？『獲利能力分析報表』寫了半年，怎麼還寫不好？」

2. 資訊部同仁：「系統提供的工具那麼難用，ERP系統資訊又不足，報表怎麼寫得來？」

3. 單位使用者：「一張訂單就是要打這麼久，很多資料還必須邊打邊查，哪快得了？」
(詳圖4-1)

聯合資訊ERP系統的中心思想

       聯合資訊一直在ERP系統功能提升與管理專業的精進上協助客戶，努力與客戶共存共榮。聯合資訊經營的目標是「協助客戶輕輕鬆鬆地做好經營管理」，我們的策略是「幫助客戶取得資訊優勢、進而為客戶創造企業競爭的優勢，達到與客戶雙贏、共同永續經營的目的」。

       因此，我們的使命就是致力成為「創造企業競爭優勢的最佳夥伴 ─ The Best ERP Partner」。我們也堅信，簡潔的管理就是優質的管理，容易執行的管理才是可長可久的管理。

       通常ERP系統設計錯綜複雜，但聯合資訊優秀專業的研發部門，累積25年以來輔助無數產業客戶成長壯大的實務經驗與專業知識，與對資訊科技的充分掌握，產製出MF2000 ERP系統。

       秉持前述對優質管理的信念，MF2000設計條理清晰、操作便捷，透過各種友善的使用者介面與便利的工具，讓使用者在系統中來去自如，運用上亦是彈性自如，任何管理資訊隨需產出，讓企業負責人與員工輕輕鬆鬆完成任務。

MF2000作業便捷性

       MF2000作業便捷性的具體內涵有三：操作簡單化、處理自動化與資訊行動化；所提供的細部功能分別舉例臚列如下 (參閱圖4-2)：

1. 操作簡單化 ─ (1)自訂導航面板、
                         (2)即時監控面板、
                         (3)欄位資料自動帶出、
                         (4)客製精靈自由設定、
                         (5)內建報表查詢DIY工具等；

2. 處理自動化 ─ (1)自訂執行邏輯、
                         (2)定時、定期自動執行、
                         (3)報表/圖表整批處理、
                         (4)報表訂閱機制、
                         (5)報表自動傳送等；

3. 資訊行動化 ─ (1) SOP導航面板、
                         (2)即時監控面板、
                         (3)欄位資料自動帶出、
                         (4)客製精靈自由設定、
                         (5)內建報表DIY工具等。

4.2 彈性/便捷性與差異調整

評選ERP系統忽略的細節

       一般公司企業在評選ERP系統時，通常比較會著重於功能面的評估，但往往卻忽略了導入期間必須投入的時間、人力、成本，或是導入上線運用的方法與推動機制，以及系統正式上線之後為保持系統的正常維運，所必須維持的常態性組織與專業人力，亦即忽略了顯性或隱藏的維護成本考量，以致於錯估導入時間、人力、成本等各方面資源的質量。

       還有因導入至上線時程太過於冗長，造成公司人員對ERP系統專案的士氣逐漸銷減低落；時程過長也可能造成承辦人員或專案負責主管的責任無法釐清；在導入期常常必須新舊雙線平行作業。

       若時程太久，則相關人員的超量工作負荷期也將隨著拉長；專案延宕對公司專業形象也有不良影響；尤有甚者，延誤了上市上櫃的時機，甚至與ERP系統供應商衍生了履約法律糾紛，得不償失。

       即使在成功導入上線後，企業還可能面臨與以往的作業差異，進行新系統作業所需的適應期冗長等壓力。這些衝擊，除了導因於雙方專案管理的品質之外，與系統本身在使用上的便捷性、系統設定的彈性及學習的難易度等方面都有關聯 (詳閱表4-1)。

企業的ERP系統需求考量

       所以在評估ERP系統時，也必須重視「如何運用最有效率的人力資源、快速彈性便捷的導入工具及方法」來導入系統，縮短導入的時間，以及導入後有效率的維護系統運作，並且也必須未雨綢繆地同時考量當資訊人員異動時，一樣可讓系統正常的運作，不受任何的影響。

       故一套讓資訊人員覺得系統設定彈性佳，或是讓使用者覺得操作上便捷性高，以及可依照企業運用ERP系統的需求作差異性調整，就成為建置時很重要的評估考量面向了。

       一般ERP系統大都可以滿足企業70% 共通的運用需求，例如：常用的訊息提示、標準的計算邏輯、一般的檢核方式、慣用的連動規則等；但剩下來的30% 通常是各公司企業內部管理及行業別特色的需求。

       例如：專屬的管理規範、特殊的SOP流程、自訂的計算邏輯、特色的檢核規則、獨有的企業精神等，而往往就是這30% 的管理特色，讓企業在商場上能夠取得最大的競爭優勢，也是企業賺錢的主要依據及獲利的來源。因此，系統使用與功能提升的彈性與便捷性就有其重要的角色了。

MF2000的優越設計

       上述分析彰顯在評估一套ERP系統時應該要考量到「人員的操作面、管理的控制面、報表統計分析面的彈性空間以及便捷的操作」，才可以輕鬆達成企業賺錢的目的，而這往往是一般套裝ERP系統所無法達成的。

       所以我們可以想像，一套ERP系統如果不具備上述的這些彈性、便捷性、以及差異性調整的功能，會為企業帶來什麼困擾呢？反觀MF2000的優越設計，已經幫助客戶預先排除以上可能的負面效應，內建模組操作的彈性、便捷性及具差異性調整功能，可以讓客戶避免不必要的成本浪費，專心致力於管理績效的提升，創造營業的利潤。

       ERP系統的導入及後續維護必須通盤考慮時間、人力及成本等資源需求，方能整合資源、凝聚共識，順利系統操作以發揮應有效能。MF2000具使用的便捷性，系統模組不僅操作簡單化、處理自動化與資訊行動化，更因系統設定彈性與學習相對容易，減少了人力配置與廠商維護的需求，顯著降低整體維護成本及資料錯漏機會，是企業導入ERP的好選擇。