第伍章 行政管理有效性

企業生產活動的基礎與動力──行政管理

       行政管理是企業所有生產活動的基礎與動力，尤其在全球化產業競爭激烈的今天，企業組織運作與管理必須有效，講求人有定職、事有定規、物有定位、行動有序。

       「管理指令流」必須要能在各分支據點之間順暢流動，克服時間與空間上的差異與各自不同的作業型態與屬性等障礙因子，避免產生管理落差而導致行政績效不彰的問題或衝突。

       務必做到上意能下通、下情能上達、溝通無落差，使企業運動發揮如臂使指、事半功倍的效果。MF2000的行政管理模組功能完整，符合以上重點需求，是企業打造一流行政管理平台最佳的幫手。

5.1 知識經濟、智慧合作

知識經濟

       現代經濟的特色就是知識經濟，知識經濟型企業的最大資產，即是所有工作夥伴共同努力、協同創造的智慧結晶。同時，一個現代化企業的資訊管理作業能否優質，「管理資訊流」的順暢扮演著關鍵的角色，當企業的規模不斷發展擴大，由單一公司成長至集團企業、由區域經營擴張至國際整合，人員、設備、市場的數量持續增長變得龐大，公司整體運作和控管也變得分散及多元。

       此時，行政管理庶務支援體系若未能相對應的成長與提升，提供及時到位的服務，滿足生產、業務及其他所有部門的需求，其將成為阻礙企業進步的絆腳石。古時作戰，所謂「大軍未動、糧草先行」，靠的就是行政管理體系的有效支援。

企業日常庶務管理

       現代化企業，資源種類相當繁多且複雜，包括人力資源、硬體設備與設施財產、軟體智慧資產、資料或資訊、法規標準、工作流程與客戶服務等，這些資產之間具有相依與互動的關聯。

       而這些資源的獲得、處理、儲存、使用、維護與刪除作業量大，如何能透過自動化資訊的管理、監控與分析，使得不同資源各自運作順利且進而發揮綜效，均有賴優先建立起一個與企業日常庶務管理 (例如：訊息通告、會議討論、例行與臨時交辦事項、待辦事項提醒、專案管制、人員與行程管理等) 運作息息相關的高品質、高執行力行政管理體系。站在資訊管理的角度來看，這個體系必定嵌入在ERP系統之中。

5.2 MF2000行政管理

MF2000行政管理促進企業永續成長

       MF2000行政管理系統，包含有：(1)留言板、(2)公佈欄、(3)待辦事項管理、(4)例行事項管理、(5)交辦事項管理、(6)行程管理、(7)計畫管制等功能 (圖5-1)。

       不同於其他有類似功能、但獨立作業的軟體工具，MF2000行政管理系統與ERP系統緊密結合，使得分布於全球各據點的員工夥伴，可以共用一個彼此熟悉的工作平台，存取使用單一的資料庫，結合與加值運用由ERP系統所產生的寶貴資訊；同時將行政管理所產生的資訊再回饋給ERP系統，整合進入企業的運作，更能精確地了解企業管理成本，讓企業擁有紮實的執行力與經營績效。

       MF2000行政管理系統，同時也是一個累積員工共同智慧與知識的系統，讓企業的智慧資產與經驗持續聚集增加，促進企業的發展與永續成長。

       MF2000行政管理功能中的主要功能條列於表5-1，這些功能都是MF2000 ERP系統All-in-One架構中的一環；因此，運作順暢且效益極高，是企業各階主管的最佳幫手。

5.3 高階主管執行力與MF2000 EIS系統

MF2000 EIS 協助企業輕鬆做好經營管理

       聯合資訊高階主管資訊系統 (MF2000 EIS) 能協助企業主管輕鬆做好經營管理，將重要的指標、狀態、趨勢資訊及例外報告加以整合，並用自訂的方式呈現，提供即時、全面性資訊的快速存取，以增進主管的工作績效。

       MF2000 EIS系統具有我們所定義的五個致勝關鍵特色 (5F) (詳見圖5-2)，即fast (即時訊息、反應快速)、flexible (資訊類別呈現、面板顯示介面具有彈性)、focused (資訊集中聚焦、掌握關鍵客戶與商機)、effective (有效的關鍵績效指標KPI管理) 與All-in-One framework (全功能型架構) 等特色。

       美國企業家沃爾森說：「一個成功的決策，等於90% 的資訊加上10% 的直覺」，所以資訊的蒐集、分析與解讀至關重要，而其結果的呈現若能簡潔、明瞭、易讀，更是企業主管在日理萬機之中能迅速判斷商情、下達有效決策的必備條件。

全功能型架構 (All-in-One framework)

       在以上5F特色之中，以全功能型架構 (All-in-One framework) 特別重要，也是其他市面系統無法與MF2000比擬的評估強項。

       MF2000全功能型架構使用單一資料庫，各模組建築在共構的單一平台上。MF2000 ERP系統所產生的日常營運交易資料，當下存於MF2000 ERP系統資料庫之中，再抓取外部環境參考資料，交由共構於同一平台的EIS模組直接對資料監控、萃取、分析，並呈現一目了然的結果，成就全球即時反映現況無時差、集團管理品質無落差的目標 (圖5-3)。

企業打造一流行政管理平台的最佳幫手──MF2000

       ERP系統必須具備高品質、多功能的行政管理模組，提供分布各部門或各地區的員工在共用的工作平台上溝通，使能利用單一資料庫精確地掌握企業管理成本，用以提升企業的執行力與經營績效；同時，亦是累積員工共同智慧與知識的平台，讓企業的智慧資產與經驗持續地聚集增長。

       MF2000的行政管理模組功能完整，符合上述重點需求，是企業打造一流行政管理平台的最佳幫手，並有高階主管資訊系統 (EIS) 呈現重要的指標、狀態、趨勢資訊及例外報告，提供即時、全面性資訊的快速存取，協助企業主管輕鬆做好經營管理工作。其它ERP系統的EIS無法像MF2000 EIS，有能力直接將底層資料抓取應用，並與企業細部的管制作為相結合。