第陸章 差異客製靈活性

       系統作業要能夠靈活有效率，必須以功能設計的合理性與變動更新的彈性為前提，對於企業組織運作的實務如是，對資訊管理工具ERP的設計亦同。

       所謂合理性對ERP系統而言，指的是系統所具備的功能是否足以涵蓋企業運作所需的廣度與深度。這一點在本文的第一、二章已經有所著墨，而本章將在回顧合理性之餘，同時針對彈性來再加說明，企業需要的是一個真正「實用」且「耐用」的高品質ERP系統。

6.1 企業經營管理實務的靈活性需求與ERP客製化

集團成長所面對的複雜和多元性問題

       當企業茁壯或子公司群規模增長時，集團間運作的關聯性與需求也益發複雜及多元，整體經營的績效面臨了更艱鉅的挑戰。在資訊管理實務上來說，系統資料建置項目與數量勢必因此激增，資料處理相依連動性變得複雜，作業細節勢必也比以往煩瑣。

       同時，企業集團可能橫跨不同的產業別、上下游的角色，包含各種功能相異的部門，以及各自專屬的作業流程與方式，這都是大型企業資訊管理的頭痛挑戰。

       甚至於說，即使是同樣的一個作業項目 (例如，請採購同一品項電腦的流程)，但對於發生在不同的產業或部門，其需求用途、採購限制、供貨來源、產品性能、採購條件 (例如折扣)、驗收與保固、作業慣例、報表欄位、欄位預設值、作業數值合法有效範圍、相關資料欄位數據帶入、跨越檔案資料連動邏輯、輔助資料等，可能都有相當不同的流程、標準、要求、限制、權限與格式，作業方式也大相逕庭。

客製化程式太多的問題

       如上所述，企業經營管理的作業極其細微，作業之間的差異也無可避免，需要在共享的骨幹流程與最佳實務之外，容許彈性自設的調整空間，才能在時間與成本上獲取競爭優勢。

       ERP本質上為架構、邏輯與流程在設計之初即已固定的套裝軟體；因此，如果ERP本身的設計合理性不足 (即廣度、深度不符企業作業所需) 與更新彈性不夠，企業用戶就需要大量調整或增加ERP功能，導致必須另外發展客製化的程式，來搭配或補強與原ERP差異或功能不足之處。

       然而，客製化程式如果太多、客製幅度與範圍太大，勢必再委由系統商協助研發而衍生額外費用；甚至可能發生系統商無法配合情況，只好遷就系統現況使用，ERP反成了公司發展的阻礙。若是由公司內部資訊人員自行開發，更有以下顧慮：

(1)人員對ERP架構是否充分瞭解，而能掌握相依性與預留可擴充性空間。

(2)人員軟體技術與工法是否足夠專業。

(3)軟體發展週期耗時，包括發展、測試、正確性驗證與錯誤移除或修改的時間。

(4)軟體日後維護在時間與經費上所付出的額外成本。

(5)與ERP改版時的同步更新問題。

(6)外掛程式與ERP主系統之間的資訊安全權限控管機制產生斷鏈，形成資安防護體系的最弱環節 (the weakest link)。

(7)最令企業負責人擔憂的資訊人員忠誠度、敬業度，與人員異動接替管理的問題。

       因此，當面對種種作業差異的挑戰與風險，企業所考慮採購ERP系統的技術水準與品質，緊緊牽動著未來需求客製化的必要性與客製時的靈活性，這些實在都是十分重要與關鍵的考量因素了 (圖6-1)。

6.2 ERP系統缺乏彈性調整的缺點

ERP系統缺乏需求調整彈性的顯著缺點

       目前國內外各家系統商所提供的ERP系統甚多，功能特色也各有所長。然而，用戶在花費鉅資與時間採購建置、導入、上線與實際運作之後，隨著實際業務與系統貼合度需求愈發緊密之際，卻逐漸發現原來系統的設計合理性 (功能廣度與深度) 不足。

       以及，軟體設計技術不夠專業，導致系統架構呆板，適應性與可延展性太差，不得已以客製外掛程式的方式來與ERP原有功能「整合」，模組間共同參數或資料卻必須靠訊息傳遞的方式分享，也會造成分散資料正確性與一致性的問題，這些都是ERP系統缺乏需求調整彈性的顯著缺點。以下我們進一步舉例說明彈性缺乏所造成的困擾。

       假設A先生是某家設備業高階主管，他在研究過許多的ERP系統之後，卻是有著滿腹嘮騒及疑問如下：

       難道沒有一套ERP系統，能讓用戶依據自家公司的權責劃分及流程順序，自行設計出一套SOP的專屬作業環境嗎？一張訂單有那些欄位要填？相關欄位如何計算？每張訂單銷售毛利的底線為何？備品贈品的上限是多少？銷售折扣有那些限制？在不同時期對不同產品的批量價格是多少？

案例說明

       上述種種需求為何不能配合公司的訂單策略，在單證作業進行時內嵌公司作法，而是要靠著負責人的頭腦去記憶及不斷的叮嚀。如此運作下所產生的營運報表，並無法百分之百確定對錯與否？所以每天都要花費很多人力和時間，去確認這些營運報表是否正確？

       光是這些工作，就夠A先生忙碌了，他哪還有多餘的時間去開發新客戶、拓展新業務呢？

       再舉一例，B小姐是某家企業認真負責的業務秘書，對所使用ERP系統缺乏彈性的缺點，也同樣有著滿腹的抱怨。

       因為她在執行業務時，除了要依據公司制訂的客戶訂單一般作業程序外，另須於打單前，要先確認客戶的信用額度是否足夠？有無逾期帳款？是否隨貨附發票？出貨包裝是否有特殊要求？如果出貨地點不同，是否需要改換包裝？

       公司作業上特有的細節需求要滿足，而且每一個步驟與流程都不能發生錯誤，系統卻無法主動提醒及自動檢查前述條件。但是這樣的困擾並非B小姐所獨有，絕大部分的ERP使用者都面臨了類似的問題，用戶在遷就系統但犧牲效率或耗資客製卻效果難料之間，左右為難不知所措。

ERP系統特殊需求的困境

       上述企業的特殊需求，難道沒有任何系統廠商能夠提供處理方法嗎？一般而言，答案是令人遺憾的，當企業向ERP系統廠商反應此類困擾後，通常只有兩個方案選擇：

       (1)企業勉強遷就其ERP系統固有的制式流程，去變更企業原有的作業程序，這個變更說來容易，但卻可能要投入很多的人力與時間成本，甚至可能因為無法滿足產業的作業特性，而犧牲了效率。

       (2)企業所有的特殊需求，都要再花錢請系統廠商協助客製化。但是這些特殊需求，往往是公司創造價值與利潤之處；也就是說，企業已耗費鉅資安裝了ERP系統，卻無法用以發揮企業的競爭優勢，這是非常不合理的。

       而且，就算是花了錢請系統廠商協助寫了客製程式，解決了當時的問題；但當ERP系統主程式更新改版升級後，原先一支支的客製程式卻無法同步升級，導致企業又要投入更多的經費。如果選擇自行開發客製化程式，可能潛在的問題會更加嚴重。

無法掌握ERP系統的設計架構的後果

       例如，公司自有的資訊人員並無法掌握ERP系統的設計架構，寫出來的外掛客製程式層次深度不足或不夠細膩，當時間日久，作業流程、資料或模組相依關聨性愈趨複雜時，恐有「失控」之虞。

       更糟糕的是，「整合」發生問題時，與系統商之間的責任將無法釐清，系統商亦無適當的切入立場，最後系統變成了「孤兒」。還有為了自行開發程式，公司必須維持MIS (管理資訊系統) 人員編制，培訓及維護成本的費用必然爆增。

MF2000ERP系統的解決方案

       回顧前述A先生和B小姐所遇到的問題，也是絕大部分使用ERP系統的企業所面對的問題。僅是一項簡易的客戶訂單登打作業，就會有這麼多不同的特別需求，更何況不僅是接單問題，公司的產、銷、人、發、財管理在各個部門的運作上，對於不同的單證、不同的作業規範，也都會遇到類似狀況。

       更糟的是，這些內部作業規範及策略，都不是固定不變的，這些為配合新舊流程而完成的客製化程式，當原始作業流程或需求必須再一次改變時 (如：配合政府的新法令或企業為因應外在環境的變化，而進行內部的調整)，若依然一再以客製化程式來解決問題，不但曠日廢時，且會治絲益棼，使管理效率陷入惡性循環。如此，企業重金買了ERP系統，卻反而變成躲不開、避不掉的惡夢，顯然並非良策。

       聯合資訊的MF2000 ERP系統，不只具備系統穩定、架構合理及功能完整有彈性等優點，並針對各企業特有的彈性需求，在每一個登錄程式和查尋報表中，提供了「需求差異調整精靈」功能，有效解決了上述種種問題，讓企業不再為這些瑣碎複雜的需求困擾，而能從容領先使用其他系統的競爭同業，將金錢、人力與時間用在創新發展上，以發揮事半功倍的效益，創造領先的競爭優勢。

6.3 MF2000需求差異調整精靈

需求差異調整精靈的功能

       「需求差異調整精靈」是MF2000超越其它ERP系統所獨有的功能設計，即是在MF2000 ERP系統的每一個程式作業畫面中，都可以看到的「★」星形圖標 (圖6-2)。

       例如，當使用者發覺MF2000系統內建的標準設定，還不能滿足公司的特別需要時，就可點擊「★」星形圖標將「需求差異調整精靈」呼叫出來 (圖6-3)，輕鬆作出設定。

案例說明

       以客戶訂單登錄為例，當呼叫MF2000的「需求差異調整精靈」之後，會跳出視窗提供八種系統彈性設定功能的選擇，分別是：(1) SOP流程設定、(2)輔助輸入設定、(3)自動提醒設定、(4)欄位連動設定、(5)查詢功能設定、(6)檢核條件設定、(7)報表格式設定、(8)欄位格式設定。

       此時，若選擇SOP流程設定，就可以自定專屬的SOP流程面板 (圖6-4)，還可以訂定打單時，預設要帶入那些客戶資料、商品規格與交易準則，不僅節省打單的時間，也可使作業流程更有效率，還大幅提升了每張單證的精確性。

       再延續訂單登錄的例子，「需求差異調整精靈」的自動提醒設定功能是MF2000自動化管理功能的典型。

       執行打單作業過程中，系統會自動提醒打單人員：(1)客戶信用餘額是否足夠、(2)訂購的產品還有多存量、(3)過去銷售的歷史紀錄、(4)目前相關的促銷活動、(5)客戶是否有特殊折扣等，任何與本單有關的重要商情訊息都不會漏掉。

       因此，業務主管從此無須再花心思叮嚀所有的小細節，一切可以讓MF2000自動代勞。最後，再舉例說明「需求差異調整精靈」的檢核條件設定功能在訂單作業上的助益。利用檢核條件設定，我們可以設定必填欄位、資料正確性檢查與額度控管等條件；只要透過簡單的設定，就可以完全配合公司特有的訂單政策與作業型態，擁有一套專屬的ERP系統。

MF2000需求差異調整精靈的應用

       ERP建構成本不斐且功能複雜，MF2000的「需求差異調整精靈」可協助企業深化使用ERP系統，讓經營管理更加靈活、彈性而有效率，不僅能節省作業的時間，使作業流程更有效率，還可大幅提升資料的精確性。

       「需求差異調整精靈」功能可將公司特有的管理規範和競爭優勢訣竅 (know-how)，融入於每一個作業流程之中，強化各作業流程的穩定性及功能的完整性。針對特殊需求，無須再大費周章地撰寫客製化程式，並承受前述的一切客製化風險，不僅勞民傷財，還留下一大堆後遺症。

       MF2000之所以能具有其他競爭系統難以超越的優勢，主要在於系統設計之初，即採用「全功能型架構」(All-in-One) 的思維，使系統兼有廣度、深度與彈性，只要應用「需求差異調整精靈」功能，就能很輕易的、使用最少人力的、正確無誤的去進行系統資料的編排或建置，且能在最短時間內達成企業的要求。

企業需深思熟慮地檢視評估其功能的優缺點

       俗話說：「當局者迷」，馬克吐溫 (Mark Twain) 也說：「讓我們陷入困境的不是無知，而是看似正確的謬誤論斷」("What gets us into trouble is not what we don't know. It's what we know for sure that just ain't so.")；ERP不僅是鉅額資訊管理系統的一次採購，也是對企業永續發展的長期投資，必須以智慧與理性來優化、深化使用它，使其發揮應有之效益。

       相反的，企業若執著於目前知名度較高、價格昂貴的所謂「大廠」產品，而不能深思熟慮地檢視評估其功能上的優缺點，採購真正「實用」且「耐用」的高品質ERP系統；日後將會發現即使再投入更多的人力、物力與時間去維護或客製系統，卻仍然無法滿足作業上的需求，則企業已開始掉入流失成本及利潤的泥淖裡了。

MF2000「需求差異調整精靈」解決與變動的最佳工具

       ERP系統透過處理鉅細靡遺的資料來提升企業經營績效，此功效之發揮實有賴精確數據的掌握，輸入時不僅要正確，變動時也須及時反應，如此管理階層方能據以做出高品質的決策。

       MF2000「需求差異調整精靈」正是解決數據輸入與變動的最佳工具，可由自訂提示及檢核功能增加輸入的正確與效率，連動式設定工具可簡化數據變動的作業難度，也提供簡易修改程式來滿足客戶作業面的需求調整。

       這與一般ERP系統的設計絕然不同，客戶不僅降低加購客製化程式的成本，也避免日後衍生系統維護困難的問題，可謂一舉數得。