第壹章 功能架構完整性

全球化經濟發展

       由於網際網路的蓬勃發展、傳播通訊科技的進步、交通運輸的便利,以及其他相關因素的推波助瀾,地球村的概念因而興起,國與國之間在政治、文化與經濟貿易上彼此影響、互相依存,而全球化正在推倒各國的疆界,使全球經濟朝一體化發展。

       全球化在經濟活動上有兩種涵義,一為生產全球化 (globalization of production),另一則為市場全球化 (globalization of marketing)。2首先,生產全球化的特性是企業可以在世界各地採購原物料,在全球相對有利的地點設廠雇工、製造產品;而市場全球化則是全球各國對某產品產生喜好,製造商即可將產品銷售到全球各地。

 

國際企業面臨的挑戰

       生產全球化與市場全球化已改變企業在生產、市場、成本與資源調度等面向上的作業模式,必須釐定國際競爭的策略與執行方法,掌握企業合作的關鍵和需求,方能為企業帶來了利潤與發展的新機會,但同時也面臨了有效管理與永續生存的新挑戰。當今的國際企業為求生存與發展,必須面對以下幾個問題 (詳圖1-1):

1. 商品需求已從過往的少樣多量標準化,大幅轉變為少量多樣客製化。

2. 廠商需有快速研發、設計變更與知識經驗傳承的能力,以因應全球市場及客戶需要。

3. 商品的生產與銷售,須仰賴國際分工和全球佈局。

4. 企業經營的內涵,已因單一據點轉變為多點生產與營銷,供應鏈也變得複雜。

5. 企業營運資訊即時全球傳遞,須有效整合集團的營運和財務資訊。

6. 競爭者眾的微利時代來臨,精準的企業資源配置與確實的掌握成本,才能享有利潤。

7. 速度就是一切,企業需有效的偵測外在競爭環境的變化,才能及時做出正確決策以因應變局。

 
圖 1-1 企業e化以因應市場挑戰

企業e化管理因應商業環境

       論及面對以上挑戰的因應之道,前英特爾總裁安迪‧葛洛夫 (Andy Stephen Grove) 曾表示,e化管理是讓企業在高度競爭的商業環境中,唯一得以生存並永續發展的方法。

       美國管理策略大師理查‧達凡尼 (Richard A. D'Aveni) 在《超優勢競爭》3(Hypercompetition) 這本書中也提到,企業如想要不斷地成長與茁壯,就必須持續地建立、調適及重組其內外部的各項資源,以有效地掌握變化萬千的商機,而資訊科技 (Information Technology, IT) 資產若能夠合理地運用在業務流程之中,就能促進企業穩定的發展,帶給企業超額的回報4

       企業e化管理的具體工具即是ERP系統;因此,運用一套功能完備的ERP系統來管理企業,已是必然的發展趨勢 (見圖1-2)。

 
圖1-2 全球化企業運用ERP系統

1.1 為何需要企業資源規劃 (ERP) 系統

ERP驅使企業永續經營

       企業資源規劃 (Enterprise Resource Planning, ERP) 系統指的是專為企業核心業務與後勤管理設計的一套軟體應用系統 (以下將以中英文名詞交互運用),其設計的概念最先由製造業的核心工具「物料需求規劃」系統 (Material Requirement Planning, MRP) 及「製造資源規劃」系統 (Manufacturing Resource Planning, MRP-II) 演變發展而來。

       有別於企業以往所使用的傳統軟體工具,ERP系統是個有機體,是一套功能可以不斷成長、進化及優化,驅使企業永續經營的管理系統。管理大師湯瑪斯‧戴文波特 (Thomas H. Davenport)5早於1998年出版的哈佛商業評論 (Harvard Business Review) 雜誌中提到:「企業系統似乎已美夢成真,商業套裝軟體無縫地整合了企業資訊流。」

       而他也對ERP系統的功能特性下了註解:「使企業活動流暢,減少人力重工與資料重複,即使跨越全球的各營運分支單位之間的企業運作都能有效地協調與整合。」當企業間競爭愈趨激烈之際,ERP系統正是企業尋求改善自我劣勢與提高競爭者進入門檻的利器。

 

導入ERP的效益

       企業在導入ERP系統後,可達成以下目標:(1)資料共通共享,數值協同整合,財務資訊真實呈現與計算;(2)資料集中管制,免除數值假造之疑;(3)整合企業商務流程,生產、行銷與庫存管理適切到位;(4)企業作業程序標準化,各部門共享最佳實務;(5)即時掌握企業整體資訊,實現執行力;(6)及時分析資料,支援企業規劃與結報所需;(7)依據動態模擬演練,評估決策方案。

       而一個能夠達成以上目標的典型ERP系統,應該包含以下模組功能,請參閱圖1-3。

 
圖1-3 MF2000 ERP系統主要模組功能

       企業資源規劃為一涵蓋企業經管整體性的系統工程,提供唯一的作業介面與資料來源,能讓企業內各部門共通共用,並可以架構出一個強固統一的商場戰鬥體。有了紮實的架構,當企業持續成長、業務日趨複雜、功能需求也不斷增加的時候,ERP系統就可以與時俱進、從容應付。

       企業使用ERP系統在正式上線運作之前,需有導入的階段與步驟,而ERP系統的導入即是一套系統化的工程;也就是說除了資訊軟硬體技術之外,其他企業經營管理層面也要同時精進改造。故導入ERP系統的核心不在改變原來的系統,而是可以讓企業的運作模式能有全新的面貌。ERP系統帶給企業的好處如下所述。

 

1. ERP系統給你事實真相的唯一來源

資料一致性的重要

       當企業組織不斷成長而變得龐大,其內部部門之間或公司與外部夥伴企業之間的作業流程也愈發綿密複雜,資料交換的頻繁性、正確性與複雜度就成了經營管理的顧慮。

       企業一般性、關鍵性或甚至機敏性的資料散布在不同的單位與電腦之中,有非常多的理由 (故意或非故意) 可以導致資料的不一致性,造成管理者無法判斷何者為真、何者為偽、何者為新、何者為舊。因資訊無法透明,「真相」若有諸多來源,就等於沒有來源,容易造成作業的混亂、處理成本的增加,嚴重影響經營績效,甚至埋下虧損的禍因。

       羅恩‧威廉斯 (Ron Williams) 在2001年就任美國安泰保險公司 (Aetna,財星前100大企業) 營運長時發現,即使安泰整體已虧損了近3億美元,但各部門送上來的績效報表,卻顯示都在賺錢。在要求使用單一資訊系統、統一資料後,再重新規劃新的保單產品,公司終能因而逐步轉虧為盈,2005的獲利達到16億美元。

 

即時掌握企業經營資訊

       企業競爭沒有時差或中場休息,而且可能沒有第二名生存的空間;因此,即時的各類經管資訊就是商場戰爭的利器。但企業資料總是散居各單位,更糟糕的是可能造成資料重複儲存、沒有同步更新,處理與運用起來自然風險極高。為此,往往又需指派人員進行查核或更正,無意間消耗掉非常多的人力、物力與時間,也造成產品成本的增加。

       ERP系統結合資料庫管理系統 (Database Management System, DBMS),採中央集中式資料處理作業,各分點無法操弄系統功能,提供了「單一事實真相來源」,正是解決上述困境的有力答案,更可實現即時的商業智慧。藉由ERP系統的導入與推展,資料處理後可以變成資訊,資訊進化成知識,而掌握知識、運用知識則是具體實現企業利潤的關鍵。

       典型的ERP系統要能支持所有企業的活動,以聯合資訊的MF2000系統為例,主要的模組包含進銷存、生物管、財務會計、成本管理、人資管理、行政管理、電子公文、營運模擬、先進規劃排程、客戶關係管理、供應鏈管理等,總計超過20個模組。

       適用範圍也從企業內部、子公司群、集團內部、一直到與消費者/客戶/供應商的協同作業,歷經20多年來許多不同規模、各種產業與知名客戶的實戰使用經驗,證明MF2000的確是一套功能相當完整,符合現代化企業所需的優質系統。

 

2. ERP系統的效益讓你跑贏競爭者6

企業核心競爭力

       建置ERP系統的價值之一,在於能於短時間內快速精準的為企業導入最佳範例 (best practices),藉此一貫且有效地興利除弊,創造競爭優勢。

       「企業核心競爭力」(The core competence of the cooperation) 的概念,最早由美國密西根大學商學院教授普拉哈拉德 (C. K. Prahalad) 與倫敦商學院教授哈默爾 (Gary Hamel),於1990年在哈佛商業評論提出;其後有諸多的學者嘗試給予更清晰的闡述與定義,也引申了企業競爭力與資源利用之間的緊密關係。

 

企業資源基礎理論

       1984年沃納菲爾特 (B. Wernerfelt) 發表「企業的資源基礎論」7,其假設是:「企業具有不同的有形和無形資源,這些資源可轉變成獨特的能力;資源在企業間是不可流動的,而且難以複製;這些獨特的資源與能力是企業持久競爭優勢的源泉。」

       資源基礎理論主要包括以下3方面的內容:(1)特殊的異質資源為企業競爭優勢的源頭、(2)資源的不可模仿性維持競爭優勢、(3)特殊資源的獲取與管理。

       北京大學光華管理學院張維迎教授也有類似的說法,他認為核心競爭力具有「仿不了、買不來、拆不開、帶不走」的特點。

       第一點是仿不了,就是競爭對手模仿不了,它可能是技術,也許是企業文化。

       第二點是買不來,意指這樣的資源在市場上買不到。所有能在市場上得到的資源都不會是企業的核心競爭力。

       第三點是拆不開,強調企業的資源和能力具有互補性,兩者合起來值錢,但分開就沒有價值。

       第四點則是帶不走。強調的是資源的組織性,可以帶得走的資源本身即不構成企業的核心競爭力,帶不走的東西例如專利權與企業文化,如果專利權屬於個人所有而可以帶走,則這個企業就不具有競爭力了。8

 

企業競爭競爭力

       我們總是可以在每一個產業中找到經營表現出色的公司,它在營收成長、利潤與生產效率方面,似乎都做得比其他同行要好,這樣的競爭優勢也如實反應在企業的聲望與股價的市值。競爭優勢如何獲得?資訊系統是否在其中扮演了核心角色,資訊優勢 (information superiority) 是否會推升競爭優勢?

       在波特 (Michael Porter) 的競爭力模型中指出,企業競爭分別來自於:(1)與現有競爭者之間的定位與競爭、(2)新市場進入者的威脅、(3)替代商品與服務、(4)客戶的議價能力、(5)供應商地議價能力等五個面向。

       同時,波特也觀察到因為網際網路的出現,致使這些競爭的情勢變得更加地嚴峻。企業相對的因應策略則有:(1)盡其所能降低成本、(2)創造產品或服務與對手的差異化、(3)集中資源並專注於市場利基、(4)強化與顧客的親密度、(5)提升與夥伴合作的便利性與連動性。

       以上五項策略無一不需以資訊系統來達成,而企業競爭力所需資訊系統的具體結果就是ERP系統。潤泰集團總裁尹衍樑先生指出:「資訊是商場上的神兵利器」、「我們在這上面的投資,永遠比競爭者多。」潤泰營造成為國內第一家營造業導入ERP系統來駕馭資訊的公司,其後營運績效表現一飛沖天。9

 

妥善運用ERP掌握資訊優勢

       知名的管理戰略學家傑克‧特勞特 (Jack Trout,美國著名管理學家,定位理論和行銷戰理論的奠基人和先驅) 在其著作「重新定位」10(Repositioning) 中提到有關企業競爭時,指出:「重要的不是你想要做什麼,而是你的對手允許你做什麼。」此點已將未來企業競爭的激烈與生態做了清楚直接的表達。

       在妥善運用ERP系統工具來掌握資訊優勢乃至競爭優勢方面,已經不是做不做、要不要的問題,而是比對手快了多少、好到多少;而這一場商業競爭,或許在一開始選擇正確資訊工具時,就已經決定了企業管理上是事倍功半或事半功倍的競爭優勢了。

 

3. 從企業價值鏈到價值網、掌握競爭優勢

波特價值鏈策略思考

       對於如何達到競爭優勢 (competitive advantage) 議題,波特的價值鏈模式 (value chain models) 提供了很好的策略思考方法。價值鏈模式將企業加強競爭力的活動分為主要活動與支援活動,進一步指出其中特殊與關鍵的地方,公司則可以利用資訊科技有效地加強競爭力。

       在其價值鏈的每一個階段,皆可思考如何運用資訊系統來改善經營管理的效率,增進與客戶和供應商的親密度。隨著經營規模的擴大與全球化,數個機構 (部門、客戶、夥伴) 的價值鏈可以互相銜接為一個價值網。

       資訊系統為分散的機構建立起緊密的關係,實現一體運作,增加集團核心競爭力,並有效因應了五大競爭 (威脅) 力的源起與衝擊。故公司經營可藉由資訊系統的穿針引線,創造出競爭優勢。11

 

建置ERP提升組織效率與經營績效

       一個具有規模的企業基於經營管理的需要,在成長過程中通常使用了多種不同類型與用途的軟體系統工具,企業在這些獨立工作的系統之中,其實並無法有效管理所有的資訊,反而造成資料的錯誤或落差,降低了組織效率與經營績效,有效解決的方法之一就是建置ERP系統。

       所謂ERP系統,主要是收集來自企業各部門的資料,將其儲存在單一集中的資料庫,且由專人負責維護,減少個別使用者故意或非故意變更的弊端,也顯著提升了資訊的可信度與運用價值。此系統並能即時提供或提醒相關部門主管或企業負責人應知之訊息,藉以作出即時正確的判斷、反應與決策。

 

4. 實事求是、嚴謹與確實的ERP系統作業

       工具人人都有,效益卻個個不同。各家企業與同業 (甚至是競爭者) 也許投入了同等的資金,導入了同一套或功能相仿的ERP系統,然而其結果卻可能有天壤之別。究其原因,也許在執行上的紀律或態度發生了差異,或可能因深化運用ERP系統工具的精緻性與細膩度上的不同有關。

       企業必須體認到從導入ERP系統開始,公司將脫胎換骨進入一個新的境界,必須從組織、流程、方法與習慣改造起,建立起「實事求是、精益求精」的企業文化。首先,「實事求是」在於精準使用資訊系統,搭配作業流程給予ERP系統每一項必須且正確的資料,革除「差不多」的使用習慣。

       正如國內知名流通業領導商杏一企業的蔡德忠總經理,曾對其部屬嚴正要求:「這一件事情,為什麼沒有讓電腦知道!」相當寫實而傳神地表彰了「實事求是」的精準態度。要達到ERP系統作業的嚴謹度與確實性,就從「每一件事都要讓電腦知道」開始。

 

5. 精益求精、善用ERP系統創造利潤與價值

       美國麻省理工史隆管理學院 (MIT Sloan School of Management) 資訊系統研究中心 (CISR) 所長及首席研究科學家珍‧羅斯 (Jeanne W. Ross) 以三年時間、七個個案、訪問51家公司的高階主管所完成的研究,得到以下結論:

       「大多數公司並未善用他們本來就有的資訊,他們不知道如何管理與分析那些資訊;」「極少有公司經常運用資料來指引決策;」「企業管理實務跟不上科技平台的發展;」「企業並未善用數位科技平台 (例如ERP與CRM系統) 所提供的資訊。」

       以運用ERP系統來說,「精益求精」在於發揮工具原有的功能,須了解每一個指令,熟練每一項操作,應用到每一種功能,並創新各式運用系統功能的方法,將工具的用途深化且優化。

       相信這樣的使用態度,系統必將善意回報,這也是企業追求競爭優勢長遠路程的開端,是以資訊工具建立資訊優勢的過程。企業當善用ERP系統之資訊,並進而建立競爭優勢的典範,具體實踐「實事求是、精益求精」的組織文化。

 

6. 爭取資訊優勢、確保競爭優勢

       商場競爭如戰場,此處借用美國與英國國防部對軍事資訊優勢 (information superiority) 的定義與商業競爭相結合:「資訊優勢就是企業在資訊領域的主導強度,可以使得競爭者無法有效對抗我方的各種商業競爭活動。」「資訊優勢不僅僅是把資訊管理好而已,更要獲得優質的市場競爭情報與商戰決策的主要力量。」

       這樣的概念可以完全應用在企業生存的激烈競爭生態中,而ERP系統正是協助企業進一步在此資訊優勢的基礎上,創造競爭優勢的神兵利器。

1.2 功能涵蓋廣度

ERP功能涵蓋廣度的重要性

       企業存在的目的在永續、在創造能滿足顧客需求的價值。12為達以上目的,企業必須妥善管理其資源、追求效益,進而創造整體價值;而運用ERP系統等工具將企業資訊化,即為最重要的手段。

       以ERP系統達成企業資訊化,依實施範圍與作業面需求,可分為基礎期、擴展期、強化期與協運期四個階段;實施範圍由企業內部、各地子公司、集團企業內部、至外部客戶與營運夥伴;作業規模與層面也由小變大、從簡單到複雜。

       因此,一個足夠實現企業永續經營願景的ERP系統,其功能涵蓋廣度就非常重要。簡單來說,從基本必需的進銷存、生物管、財務會計、成本管理、人事薪資…等等,一直到進階的營運模擬、高階主管系統、先進排程系統、客戶關係管理、供應鏈管理等,超過20餘項,而且幾乎缺一不可。MF2000的功能涵蓋廣度即為實例,請見圖1-4,並於後面章節詳述之。

 
圖1-4 MF2000 ERP系統導入四步驟

1.2.1 以價值鏈模式定義ERP 功能廣度

完整涵蓋企業價值鏈

       如前述,企業可藉由創造資訊優勢,進一步獲得競爭優勢,而達到卓越經營的境界。我們反推分析競爭優勢的內涵本質,作為吾人制定執行策略的步驟,波特 (Michael Porter, 1985) 的價值鏈模式13(value chain models) 正是很好的工具。

       價值鏈模式的核心概念為,企業為市場生產有價值的產品或提供服務所從事的一連串活動,價值產生於這些不同的活動之中 (稱價值活動),而且逐一累積增值鏈結起來成為總價值。企業經營的利潤則等於總體價值減去價值活動的總成本,而企業要具有其競爭優勢,必須要為其產品及服務在鏈結中的各環節不斷創造更高的附加價值。

       這些價值活動又分為主要價值活動 (primary activities) 及支援性價值活動 (support activities),主要價值活動包括進料後勤作業、生產作業、出貨後勤作業、行銷與銷售、服務。支援性價值活動包括採購、科技發展、人力資源管理、企業的基本設施。

       整體而言,價值鏈活動是律定與檢視ERP系統功能廣度的基本依據,倘若ERP系統功能的廣度不足,在企業快速成長和擴張的過程中,不僅無法帶給企業實質的助益,反而可能因廣度與功能的限制,阻礙了企業的發展。因此,一套具功能廣度的ERP系統,須完整涵蓋企業價值鏈的各個流程面向,才能有效協助企業優化管理效率。

 

企業競爭的利器──ERP

       ERP系統之所以被視為企業競爭的利器,在於其參與了每一種企業活動並能發揮功用,可用以改善價值鏈中每一個階段環節的經營效率,及確認最佳實務範例 (best practices),來增加企業的價值與利潤。

       發揮績效的ERP系統更有助於將部門的價值鏈延伸至其他部門、企業集團、甚至合作夥伴的價值鏈,形成價值網 (value web) 並發揮巨大的綜效 (synergy)。根據圖1-5所示意,企業若將ERP系統深化、優化運用,必能更有效率地與產業生態上下游的供應商、客戶與策略夥伴銜接。

       在產業激烈的競爭中,誰能銜接的最好,自然取得競爭的優勢,藉由共同降低成本、產生利潤而居於不敗之地。上列說明可知ERP系統在商戰中所扮演的關鍵角色,一個功能涵蓋廣度不夠的ERP系統,顯然無法達到以上的要求,甚至會變成企業負擔或成長的絆腳石。

       MF2000功能的涵蓋面極廣,用來支援前述創造企業價值的活動是游刃有餘,有過之而無不及的,當然是協助客戶創造企業競爭優勢的最佳夥伴 ─ 「The Best ERP Partner。」

 
圖1-5 價值鏈模型

一般ERP系統在功能上有下述不足及隱憂之處:

1. 一般ERP功能廣度不足

一般ERP系統功能不敷所需

       根據中央大學ERP中心的研究,一般常見的ERP系統僅涵蓋企業內部的資訊管理,如人力資源、財務、會計、生產製造、行銷與銷售等模組功能,其它供應商管理、顧客管理與企業策略規劃等許多系統功能,並不在一般常見ERP系統的功能邊界內,如圖1-6所示。

       以今日企業生產與銷售普遍為多元化與全球化的營運作業型態來看,一般ERP系統功能實在不敷所需;而功能上的捉襟見肘、左支右絀甚至會成為企業發展的絆腳石。

 
圖1-6 一般ERP系統功能邊界

一般ERP所遭遇問題

       進言之,我們若以價值鏈模型的流程來檢視一般ERP系統的功能涵蓋廣度,不難發現與採購、銷售等模組功能息息相關的供應商與客戶關係管理 (即「協同商務」,在後說明),大多沒有內建在一般ERP系統的基本模組之中;ERP系統功能廣度不足將導致採購、銷售等模組功能在使用上事倍功半。

       此外,價值鏈中最重要的策略管理規劃,對一般的ERP系統往往也缺乏相關的系統功能;倘若企業需要上述缺少的系統功能,多須再向ERP系統供應商額外加購。因此,不僅增加ERP系統的支出成本,管理上更可能面臨系統整合和資訊交換的問題。

       更嚴重的是,此系統功能補強 (足) 的問題看似簡單,實則複雜困難;關鍵在於即使ERP系統供應商可以提供外加或客製化的新模組,但因原ERP系統並非資料庫共構型架構,補強後的整體系統效能將無法達到預期的效果。深究系統廣度不足問題的影響層面,要比想像中嚴重得多,企業因而必須增加付出 (有形或無形) 的成本代價也要比估計的高很多。

 

2. 協同商務與策略管理功能不足

協同商務

       所謂的協同商務,即供應商與客戶關係管理,指企業內部人員之間、企業與業務夥伴、企業與客戶之間的電子化業務交互過程。14例如,電子行政流程、供應鏈管理、客戶關係管理等系統功能,在在都是為了加強企業與外部資源的連結性,讓企業的外部資源一併納入資訊管理的系統中。

       協同商務除了能將上下游企業完全整合,以結成戰略聯盟體的方式參與市場競爭,擴大競爭優勢外;企業也能從外部資訊的管理與分析中,穩定客戶並找出潛在客戶,擴大營運獲利。

 

策略管理

       除了協同商務外,策略管理亦是具廣度ERP系統不可忽略的功能面。全球電腦網路設備大廠美國思科 (Cisco) 公司前總裁約翰‧錢伯斯 (John Chambers) 在談論新經濟的規律時,提到當今市場競爭不是大魚吃小魚,而是快魚吃慢魚的環境,這就是所謂的「快魚法則」(fast fish law),「幾乎所有的經營型服務型企業都在用盡全身解數搶占市場、擴大銷量」。

       而法國的未來學家儒佛爾也認為「有效預測是聰明決策的前提」,精準預測下的資訊才能產生價值,才有賺錢的機會。一個企業要發展與提高效益,就必須要對國內外經濟態勢有所掌握,瞭解市場需求,熟悉與生產流通有關的各個環節。

       ERP系統必須能夠廣泛、及時、準確地掌握與提供有利於企業發展的各種決策型資訊,這樣企業才能未雨綢繆、綜觀全局、運籌帷幄、做好萬全準備,而先立於不敗之地。

       為達此目標,ERP系統中的策略管理功能,如高階主管資訊系統 (Executive Information Systems, EIS)、商業智慧 (Business Intelligence, BI) /營運模擬、知識管理等,就顯得愈來愈不可或缺了,這些功能的運用可進階實行全面價值鏈管理,具體提升企業競爭力。

 

3. ERP系統廣度不足的隱憂

ERP廣度不足的隱憂

       面對全球化競爭、資訊爆炸與速度就是一切的時代,再參照「快魚法則」的意涵,企業所使用ERP的廣度若有不足,極可能會有以下三大隱憂:

 

(1) ERP系統無法有效與外在環境的變化同步,在繁雜的資訊中快速整理出脈絡,協助企業因應變化並做出正確決策。

(2) ERP系統若無足夠的功能模組,則無法協助企業快速解決供應商與客戶需求,進而影響國際分工與全球布局,導致企業逐漸被產業鏈所淘汰。

(3) ERP系統囿於廣度不足,無法及時正確掌握外在市場變化,企業在面對眾多同業的價格競爭時,極可能為求快速出貨,不及正確地估算成本,導致影響獲利甚至虧損。

 

國際大廠的品牌迷思

       由於ERP系統的功能廣度是如此重要,本地企業常常在國際大廠的品牌印象優勢影響下,耗費巨資採購其ERP系統產品以求心安。然而,根據長久以來的實務經驗顯示,此項考量是否必要實有待商榷。國立暨南大學資訊管理系陳小芬教授與東華大學江志卿教授等學者在2009年的研究中指出15,國際大廠的ERP系統產品不能完全適用於台灣的企業,有時甚至造成企業營運管理上的問題。

       究其原因,目前市面上現有的ERP系統套裝軟體普遍缺乏兼顧兩岸三地之區域特性與產業的營運特性,無法充分滿足業者需求。台灣企業處於兩岸三地的特殊政經環境,其稅制、交易付款與薪資制度皆與西方國家不同,針對此種特殊的經營環境,國外大廠的ERP系統廣度功能即相對顯得不足,往往需要客製化才能使用。

       如此一來不僅造成台灣本地企業的額外成本支出,既有的系統功能和廣度也無法因應企業的發展需求,再計入當初採購、輔導、維運ERP系統,以及每年維護合約所投入的巨額成本,對其投資效益的負面影響可能超乎想像,若因而造成企業營運資本的排擠效應,此等管理風險實在難以估計。

       因此,選擇一套廣度足夠的ERP系統,不僅是企業生存的基礎,更是企業發展茁壯與規避管理風險的必要工具。此外,企業在採購ERP系統的過程中,如何選擇一套因地制宜、投資效益高、符合台灣企業使用廣度的ERP系統,更是企業在實際運用與成本考量上,不可輕忽的重要條件。

 

1.2.2 以企業管理內涵定義ERP廣度

企業管理內涵

       另一種用來闡述ERP系統功能廣度的方法,即是ERP系統應包含企業管理的五大管理內涵,包含生產、銷售、人事、研發、財務會計 (簡稱產、銷、人、發、財),或有學者納入了資訊管理稱為六管者。表1-1為聯合資訊MF2000之各模組與價值鏈模型、企業管理內涵之對映關係:

 

1. 生產與作業管理 (production and operation management) ─ 產品的製造過程;

2. 行銷管理 (marketing management) ─ 製成品到顧客手中的過程;

3. 人力資源管理 (human resource management) ─ 員工的徵、選、育、用、留;

4. 研究發展管理 (research & development management) ─ 創新技術開發;

5. 財務會計管理 (finance management) ─ 金錢活動的管理;

6. 資訊管理 (information management) ─ 資訊作業的管理,貫穿前五項功能。

表1-1 MF2000模組與價值鏈模型、企業管理內涵之對映關係表

符號說明:參見價值鏈模型

       a:輸入運籌

       b:作業(製造)

       c:輸出運籌

       d:行銷銷售

       e:售後服務

       f:企業基礎建設

       g:人力資源管理

h:科技發展

i:採購

j:供應商的供應商

k:供應商

l:批發商

m:客戶

1.3 資料庫共構系出同源 (All-in-One)

「資料庫共構型架構」(All-in-One)

       管理策略大師湯瑪斯‧戴文波特在他1998的論文中指出,企業系統使用單一的資料庫可讓資訊在企業中順暢地流動,才能實現企業的最佳利益。ERP系統知名學者David L. Olson在他的書中也提到:「ERP系統客製化 (customization) 愈多,系統元件與供應商及顧客系統之間的溝通能力愈弱。」

       明白指出企業應建立一個共同的ERP核心模組讓所有單位使用的觀念。不同於大部分其他ERP系統產品的工程邏輯,MF2000自設計之初即採用「資料庫共構型架構」(All-in-One) 來發展,擁有一個共同且思慮周密的ERP系統核心模組,即使歷年來逐次推出新的模組,也都在此共同的架構上完成,其特色對企業ERP系統運作效率的助益相當重要。

       一個配有完整管理功能的ERP系統,提供了企業在經營管理上所需要的全部工具模組,搭配資料庫管理系統取得企業資料進行運算後再予存回,這些模組不僅數量眾多、功能複雜、處理資料量大且彼此相依作業。

       因此,運作效能 (performance) 的良窳與功能可擴充性 (scalability) 的強弱就顯得相當關鍵,尤其當企業規模不斷成長壯大時,ERP系統是否依然能繼續維持高品質的作業,還是需要不斷地再寫客製化軟體以外掛方式補強 (足),這與ERP系統軟體主架構的嚴謹度與靈活性息息相關。

 

全面思考企業需求

       一般ERP系統軟體系統在開始計劃、分析、設計時,若未能全面思考企業需求,採用前瞻性的規劃與軟體工法,致使新舊模組之架構各自獨立,當需要進行資料交換與共同運算時,雖然可以透過界面來「整合」,但難免會造成時效上的延宕甚至發生嚴重錯誤。

       ERP系統若能採取All-in-One的架構開發,設計理念與架構系出同源,不僅不存在系統整合的問題,資訊流在各系統模組間傳遞與交換,也不需經過費時耗力的系統整合或轉置程序,整體資訊流動與交換將極為順暢。

       如此不僅減免企業整合系統的額外成本,在管理上也更加即時與方便,有利企業在高度競爭的商業環境中,做出迅速且正確的決策。MF2000架構系出同源、功能齊全、涵蓋廣度完整,是支持企業發展的絕佳工具 (參考圖1-7)。

 
圖1-7 MF2000 模組All-in-One架構圖

資料傳輸及時不漏接、處理作業零誤差

       MF2000自設計之初,即採用一種稱之為「資料庫共構型架構」的概念,其特色為所有功能一體成型、共享一個資料庫,不存在所謂系統整合接軌的問題,故具有「資料傳輸及時不漏接、處理作業零誤差」的優點。

       近來,資料庫共構型系統愈來愈受到應有的重視與肯定,根據資深資訊科技專家Merrill Douglas於2012年4月在歷史悠久的雜誌 "Inbound Logistics" 所報導的專論中提到,現今許多技術長與財務長偏愛資料庫共構型系統,他們不喜歡面對使用工具有各自介面的獨立系統時,必須與ERP系統套裝整合且花費額外訓練成本的問題。

       當一家公司運作了獨立的ERP與SCM兩個系統,員工就必須學習與使用兩種不同的介面,勢必也要增加訓練的成本。

 

All-in-One架構優勢

       MF2000 ERP資料庫共構型架構的最大優點之一,是容許企業從單一的資料庫存取重要的商務資料;也就是說,MF2000 ERP系統內部的各系統模組,不管是基礎進銷存、生物管,乃至於商務協同與策略管理的客戶關係管理、知識管理、主管決策系統等,皆採取同樣的邏輯、平台與工具程式開發,並採用同一資料庫 (如圖1-7所示)。

       資料庫共構型架構提供了橫跨全企業的資料即時可見性,一個全功能的商務智慧套裝系統必是企業經營數據與實況真相的唯一供給者,企業也就勿須費力比對存取自不同系統的資料,甚至須要進一步地去理解到底哪一個才是最正確的版本,這些都是無謂浪費的成本。如果兩的系統無法同步一致,更可能發生負責採購或銷售的人員,根據陳舊廢棄資料而錯下決定的災難。16

       「不僅曾經擁有、更要天長地久」,企業存在的目的在永續經營,對一個現代化企業來說,僅僅「儲存資訊、擁有資訊」已經不具有太多競爭優勢的意義,最重要的核心關鍵是檢核資訊、處理資訊、整合資訊、加值資訊、傳達與交換資訊,並且持續執行來提高競爭障礙。如此,就可吻合波特的五大競爭力模型,企業也才能天長地久、永續經營。

 

1.3.1 如果不是All-in-One資料庫共構型架構

非All-in-One架構所面臨問題

       隨著企業變革、拓展及成長,對系統處理的需求必定也會日漸增長,倘若ERP系統並非使用All-in-One的架構開發,而僅以零星片斷式的的模組來支撐整體ERP系統運作,不但各模組既有的功效無法充分展現,「整合」的效果也是有限的。

       非All-in-One架構的ERP系統,需隨時逐一更新各模組系統,不僅耗費時間及人力,更要擔心版本間更新速度不同造成的資訊傳遞落差等問題。此外,在ERP系統的維護建置上,非All-in-One的系統大多仰賴多組人馬各自負責維護,不但維護費用相對昂貴,在排除問題時亦有責任不明的情況,系統問題無法獲得立即的處理。

       非資料庫共構型架構的企業資訊系統,各部門若使用獨立的系統,就像是各自擁有不同的語言,彼此之間無法有效溝通,極易形成許多資訊孤島,互不聞問般的獨立作業。由此可知,既然導入ERP系統的初衷在整合全系統,那捨棄「不存在如何整合顧慮」的All-in-One系統,而選用拼裝式「需費力整合」的系統,當然是錯誤的決定。

       若導致系統上線時,才發現系統並沒有如預期般的可自動協助作業人員進行檢核、資料傳遞與控管等能力。缺乏整合性的跨部門資料提供,仍需要人員自行查閱資料來完成,必須耗費更多時間與工作量,才能完成原有的作業,而且還可能造成更多的錯誤事件,這對企業而言必然是場大災難。

       因此,All-in-One絕對是選擇ERP系統時,必須要考慮的重要條件。All-in-One架構與一般系統的設計效能差異如圖1-8所示。

 
圖1-8-1 MF2000的All-in-One架構與一般架構之比較
圖1-8-2 MF2000的All-in-One資料庫結構圖與一般資料庫結構圖之比較

1.3.2 All-in-One架構議題的實務經驗

ERP整合度的重要性

       在上一小節中已說明ERP系統廣度的重要性,但本文必須強調,單單廣度足夠,若是內部各系統的協調性與整合性不足,企業在面對於突發的狀況、預料外的變化時,仍無法順利地及時調適或重組資源,將造成資源的錯置或管理決策上的延宕,進而威脅企業的生存。因此,倘若廣度功能是ERP系統的軀幹,那麼系統的整合性,就是ERP系統的神經網絡。

       許多國內外的學者研究皆明確表明,ERP系統內部各系統的整合度,是評選ERP系統產品過程中極為重要的評選準則,17 18 19其理由如後說明。例如,假設一個製造商擁有非常優秀的生產資源,但業務、採購與生產間無法協調好,就會產生停工待料的損失。

       又或擁有豐富的行銷資源與通路,但生產或物流無法配合,也會產生缺貨造成獲利的減損;最後,如果發生全球各地工廠的採購資源無法整合,亦會造成採購折扣上的損失。20因此,除了廣度與功能外,ERP系統的整合度,便成為評選ERP系統時不可忽視的評選關鍵了。

 

系統整合度指標的不足

       我們審視當前幾家較具規模的ERP系統商,不難發現有些ERP系統產品的功能廣度及系統整合度都有不足,尤其在系統整合度指標上,更是明顯不夠。其因在於國際大廠通常透過對同業公司的併購或聯盟,來加強自身產品的廣度和功能性,如SAP收購Sybase公司,以加強其關聯式資料庫管理系統;Oracle與Salesforce組成聯盟來強化客戶關係管理系統。

       然而不同公司開發系統的邏輯與程式工具皆不相同,要整合不同邏輯與資料庫的系統極為不易;最後的結果往往就是號稱一套「完整」的ERP系統,但內部卻是各系統擁有獨自的資料庫,造成資訊的流通與轉換不夠流暢,讓使用者不僅不能從ERP系統中節省時間、降低成本,反而還加重企業負擔,讓企業的流程管理變成災難。

 

優良ERP協助企業永續經營

       任何企業為了永續經營必須確保競爭優勢,這有賴資訊優勢的掌握,而一套優良的ERP系統正足以提供真確即時的營運資訊,讓企業在其價值鏈 (網) 中創造採購、生產、行銷及服務等各項活動的附加價值,具體提升企業經營的總體利潤,故企業家或高階經理人不能不重視ERP系統的購置與導入。

       既然ERP系統用以掌控企業經營的各項活動資料,則一套好的系統首先就必須具有功能涵蓋廣度,藉由完備的功能模組來達成各項資料的有效蒐集、儲存、分析與運用,確保企業決策品質的良好;同時,一套好的ERP亦須採用資料庫共構型架構的設計模式,方能在單一資料庫系統下,提供真確即時的資訊,不僅協助企業掌握競爭速度,也會有效降低系統的使用與維護成本。

 

2于卓民,《國際企業環境與管理》第三版,華泰文化,2008年4月。

3許梅芳譯,《超優勢競爭: 新時代的動態競爭理論與應用》,遠流出版,2000年。Richard A. D'Aveni原著,"Hypercompetition:
  Managing the Dynamics of Strategic Maneuvering"。

4MBA智庫百科。

5T. H. Davenport, "Putting the Enterprise into the Enterprise System," Harvard Business Review, July-August 1998, pp.121-
  131。

6快魚法則 (fast fish law),由Cisco公司前總裁約翰‧錢伯斯 (John Chambers) 所提出。

7http://wiki.mbalib.com/zh-tw/

8Jagan Nathan Vaman, "ERP in Practice", McGraw Hill Education, p.16, 2007

9尹教授的10堂課,尹衍樑/口述,張殿文、郭議鴻/撰文,頁123,2013年11月。

10Jack Trout, "Repositioning: Marketing in an Era of Competition, Change and Crisis", 2009.

11Ken Laudon and Jane P. Laudon, "Management Information Systems – Manage the digital firm", p.648, 13th edition, 2014.

12策略管理,楊千,華泰文化。

13https://mic.iii.org.tw/institute/institute_column/wordbyweek.asp?sqno=3

14MBA智庫百科

15陳小芬、江志卿、許聰鑫、劉俞志、林來傳,服務導向的ERP系統規劃架構--以工具機產業為例,資訊管理學報,第16卷,第4期
    ,頁97-119,2009年10月。

16David L. Olson, "Managerial Issues of Enterprise Resource Planning Systems", McGraw Hill.

17王天津、張宗瀚、王詩華,應用模糊多準則決策於ERP系統軟體供應商評選之研究,電子商務學報(原資訊管理研究),第6卷,第1
    期,頁11-26,2004年3月。

18Wong, B. and M. Wand, Measuring Returns on Investments in ERP Systems, Information Management in Networked
    Economy: Issues & Solutions, pp.263-273, 2007.

19Illa, X.B., X. Franch, and J.A. Pastor, Formalising ERP Selection Criteria, in Proceedings of the Tenth International Workshop
    on Software Specification and Design, 2000.

20林東清,《資訊管理-e化企業的核心競爭能力》,頁347,智勝文化,2010。

 
 
 
 

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