企業資源規劃為一涵蓋企業經管整體性的系統工程,提供唯一的作業介面與資料來源,能讓企業內各部門共通共用,並可以架構出一個強固統一的商場戰鬥體。有了紮實的架構,當企業持續成長、業務日趨複雜、功能需求也不斷增加的時候,ERP系統就可以與時俱進、從容應付。
企業使用ERP系統在正式上線運作之前,需有導入的階段與步驟,而ERP系統的導入即是一套系統化的工程;也就是說除了資訊軟硬體技術之外,其他企業經營管理層面也要同時精進改造。故導入ERP系統的核心不在改變原來的系統,而是可以讓企業的運作模式能有全新的面貌。ERP系統帶給企業的好處如下所述。
1. ERP系統給你事實真相的唯一來源
資料一致性的重要
當企業組織不斷成長而變得龐大,其內部部門之間或公司與外部夥伴企業之間的作業流程也愈發綿密複雜,資料交換的頻繁性、正確性與複雜度就成了經營管理的顧慮。
企業一般性、關鍵性或甚至機敏性的資料散布在不同的單位與電腦之中,有非常多的理由 (故意或非故意) 可以導致資料的不一致性,造成管理者無法判斷何者為真、何者為偽、何者為新、何者為舊。因資訊無法透明,「真相」若有諸多來源,就等於沒有來源,容易造成作業的混亂、處理成本的增加,嚴重影響經營績效,甚至埋下虧損的禍因。
羅恩‧威廉斯 (Ron Williams) 在2001年就任美國安泰保險公司 (Aetna,財星前100大企業) 營運長時發現,即使安泰整體已虧損了近3億美元,但各部門送上來的績效報表,卻顯示都在賺錢。在要求使用單一資訊系統、統一資料後,再重新規劃新的保單產品,公司終能因而逐步轉虧為盈,2005的獲利達到16億美元。
即時掌握企業經營資訊
企業競爭沒有時差或中場休息,而且可能沒有第二名生存的空間;因此,即時的各類經管資訊就是商場戰爭的利器。但企業資料總是散居各單位,更糟糕的是可能造成資料重複儲存、沒有同步更新,處理與運用起來自然風險極高。為此,往往又需指派人員進行查核或更正,無意間消耗掉非常多的人力、物力與時間,也造成產品成本的增加。
ERP系統結合資料庫管理系統 (Database Management System, DBMS),採中央集中式資料處理作業,各分點無法操弄系統功能,提供了「單一事實真相來源」,正是解決上述困境的有力答案,更可實現即時的商業智慧。藉由ERP系統的導入與推展,資料處理後可以變成資訊,資訊進化成知識,而掌握知識、運用知識則是具體實現企業利潤的關鍵。
典型的ERP系統要能支持所有企業的活動,以聯合資訊的MF2000系統為例,主要的模組包含進銷存、生物管、財務會計、成本管理、人資管理、行政管理、電子公文、營運模擬、先進規劃排程、客戶關係管理、供應鏈管理等,總計超過20個模組。
適用範圍也從企業內部、子公司群、集團內部、一直到與消費者/客戶/供應商的協同作業,歷經20多年來許多不同規模、各種產業與知名客戶的實戰使用經驗,證明MF2000的確是一套功能相當完整,符合現代化企業所需的優質系統。
2. ERP系統的效益讓你跑贏競爭者6
企業核心競爭力
建置ERP系統的價值之一,在於能於短時間內快速精準的為企業導入最佳範例 (best practices),藉此一貫且有效地興利除弊,創造競爭優勢。
「企業核心競爭力」(The core competence of the cooperation) 的概念,最早由美國密西根大學商學院教授普拉哈拉德 (C. K. Prahalad) 與倫敦商學院教授哈默爾 (Gary Hamel),於1990年在哈佛商業評論提出;其後有諸多的學者嘗試給予更清晰的闡述與定義,也引申了企業競爭力與資源利用之間的緊密關係。
企業資源基礎理論
1984年沃納菲爾特 (B. Wernerfelt) 發表「企業的資源基礎論」7,其假設是:「企業具有不同的有形和無形資源,這些資源可轉變成獨特的能力;資源在企業間是不可流動的,而且難以複製;這些獨特的資源與能力是企業持久競爭優勢的源泉。」
資源基礎理論主要包括以下3方面的內容:(1)特殊的異質資源為企業競爭優勢的源頭、(2)資源的不可模仿性維持競爭優勢、(3)特殊資源的獲取與管理。
北京大學光華管理學院張維迎教授也有類似的說法,他認為核心競爭力具有「仿不了、買不來、拆不開、帶不走」的特點。
第一點是仿不了,就是競爭對手模仿不了,它可能是技術,也許是企業文化。
第二點是買不來,意指這樣的資源在市場上買不到。所有能在市場上得到的資源都不會是企業的核心競爭力。
第三點是拆不開,強調企業的資源和能力具有互補性,兩者合起來值錢,但分開就沒有價值。
第四點則是帶不走。強調的是資源的組織性,可以帶得走的資源本身即不構成企業的核心競爭力,帶不走的東西例如專利權與企業文化,如果專利權屬於個人所有而可以帶走,則這個企業就不具有競爭力了。8
企業競爭競爭力
我們總是可以在每一個產業中找到經營表現出色的公司,它在營收成長、利潤與生產效率方面,似乎都做得比其他同行要好,這樣的競爭優勢也如實反應在企業的聲望與股價的市值。競爭優勢如何獲得?資訊系統是否在其中扮演了核心角色,資訊優勢 (information superiority) 是否會推升競爭優勢?
在波特 (Michael Porter) 的競爭力模型中指出,企業競爭分別來自於:(1)與現有競爭者之間的定位與競爭、(2)新市場進入者的威脅、(3)替代商品與服務、(4)客戶的議價能力、(5)供應商地議價能力等五個面向。
同時,波特也觀察到因為網際網路的出現,致使這些競爭的情勢變得更加地嚴峻。企業相對的因應策略則有:(1)盡其所能降低成本、(2)創造產品或服務與對手的差異化、(3)集中資源並專注於市場利基、(4)強化與顧客的親密度、(5)提升與夥伴合作的便利性與連動性。
以上五項策略無一不需以資訊系統來達成,而企業競爭力所需資訊系統的具體結果就是ERP系統。潤泰集團總裁尹衍樑先生指出:「資訊是商場上的神兵利器」、「我們在這上面的投資,永遠比競爭者多。」潤泰營造成為國內第一家營造業導入ERP系統來駕馭資訊的公司,其後營運績效表現一飛沖天。9
妥善運用ERP掌握資訊優勢
知名的管理戰略學家傑克‧特勞特 (Jack Trout,美國著名管理學家,定位理論和行銷戰理論的奠基人和先驅) 在其著作「重新定位」10(Repositioning) 中提到有關企業競爭時,指出:「重要的不是你想要做什麼,而是你的對手允許你做什麼。」此點已將未來企業競爭的激烈與生態做了清楚直接的表達。
在妥善運用ERP系統工具來掌握資訊優勢乃至競爭優勢方面,已經不是做不做、要不要的問題,而是比對手快了多少、好到多少;而這一場商業競爭,或許在一開始選擇正確資訊工具時,就已經決定了企業管理上是事倍功半或事半功倍的競爭優勢了。
3. 從企業價值鏈到價值網、掌握競爭優勢
波特價值鏈策略思考
對於如何達到競爭優勢 (competitive advantage) 議題,波特的價值鏈模式 (value chain models) 提供了很好的策略思考方法。價值鏈模式將企業加強競爭力的活動分為主要活動與支援活動,進一步指出其中特殊與關鍵的地方,公司則可以利用資訊科技有效地加強競爭力。
在其價值鏈的每一個階段,皆可思考如何運用資訊系統來改善經營管理的效率,增進與客戶和供應商的親密度。隨著經營規模的擴大與全球化,數個機構 (部門、客戶、夥伴) 的價值鏈可以互相銜接為一個價值網。
資訊系統為分散的機構建立起緊密的關係,實現一體運作,增加集團核心競爭力,並有效因應了五大競爭 (威脅) 力的源起與衝擊。故公司經營可藉由資訊系統的穿針引線,創造出競爭優勢。11
建置ERP提升組織效率與經營績效
一個具有規模的企業基於經營管理的需要,在成長過程中通常使用了多種不同類型與用途的軟體系統工具,企業在這些獨立工作的系統之中,其實並無法有效管理所有的資訊,反而造成資料的錯誤或落差,降低了組織效率與經營績效,有效解決的方法之一就是建置ERP系統。
所謂ERP系統,主要是收集來自企業各部門的資料,將其儲存在單一集中的資料庫,且由專人負責維護,減少個別使用者故意或非故意變更的弊端,也顯著提升了資訊的可信度與運用價值。此系統並能即時提供或提醒相關部門主管或企業負責人應知之訊息,藉以作出即時正確的判斷、反應與決策。
4. 實事求是、嚴謹與確實的ERP系統作業
工具人人都有,效益卻個個不同。各家企業與同業 (甚至是競爭者) 也許投入了同等的資金,導入了同一套或功能相仿的ERP系統,然而其結果卻可能有天壤之別。究其原因,也許在執行上的紀律或態度發生了差異,或可能因深化運用ERP系統工具的精緻性與細膩度上的不同有關。
企業必須體認到從導入ERP系統開始,公司將脫胎換骨進入一個新的境界,必須從組織、流程、方法與習慣改造起,建立起「實事求是、精益求精」的企業文化。首先,「實事求是」在於精準使用資訊系統,搭配作業流程給予ERP系統每一項必須且正確的資料,革除「差不多」的使用習慣。
正如國內知名流通業領導商杏一企業的蔡德忠總經理,曾對其部屬嚴正要求:「這一件事情,為什麼沒有讓電腦知道!」相當寫實而傳神地表彰了「實事求是」的精準態度。要達到ERP系統作業的嚴謹度與確實性,就從「每一件事都要讓電腦知道」開始。
5. 精益求精、善用ERP系統創造利潤與價值
美國麻省理工史隆管理學院 (MIT Sloan School of Management) 資訊系統研究中心 (CISR) 所長及首席研究科學家珍‧羅斯 (Jeanne W. Ross) 以三年時間、七個個案、訪問51家公司的高階主管所完成的研究,得到以下結論:
「大多數公司並未善用他們本來就有的資訊,他們不知道如何管理與分析那些資訊;」「極少有公司經常運用資料來指引決策;」「企業管理實務跟不上科技平台的發展;」「企業並未善用數位科技平台 (例如ERP與CRM系統) 所提供的資訊。」
以運用ERP系統來說,「精益求精」在於發揮工具原有的功能,須了解每一個指令,熟練每一項操作,應用到每一種功能,並創新各式運用系統功能的方法,將工具的用途深化且優化。
相信這樣的使用態度,系統必將善意回報,這也是企業追求競爭優勢長遠路程的開端,是以資訊工具建立資訊優勢的過程。企業當善用ERP系統之資訊,並進而建立競爭優勢的典範,具體實踐「實事求是、精益求精」的組織文化。
6. 爭取資訊優勢、確保競爭優勢
商場競爭如戰場,此處借用美國與英國國防部對軍事資訊優勢 (information superiority) 的定義與商業競爭相結合:「資訊優勢就是企業在資訊領域的主導強度,可以使得競爭者無法有效對抗我方的各種商業競爭活動。」「資訊優勢不僅僅是把資訊管理好而已,更要獲得優質的市場競爭情報與商戰決策的主要力量。」
這樣的概念可以完全應用在企業生存的激烈競爭生態中,而ERP系統正是協助企業進一步在此資訊優勢的基礎上,創造競爭優勢的神兵利器。 |