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食品業的基層作業人員流動率偏高,新進人員經常只做一、兩個月就想要離職了,故無法進行耗時較長或過於複雜的教育訓練。所以要如何快速地讓新進人員了解作業流程、對系統上手,是每一個中階管理者的重要管理課題。
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【客製化彈性差】
個別企業的作業特性、強調重點與流程不盡相同,個別使用者的操作習慣也有差異,但大部分市面上的資訊系統其操作畫面與欄位所呈現的格式、名稱、順序均已固定,沒辦法依照作業習慣彈性調整。固定的欄位數據也必須重複逐一鍵入,除了造成學習上的瓶頸,也限制了作業優化的空間。
【內稽內控無法管制】
因系統無法配合公司或部門的管理規則,在系統上彈性設定單證登打流程的管控點,造成新人常有漏打重要資訊、鍵錯資訊、甚至將錯誤結果逕自確認存檔的問題,可能因此造成企業的重大損失。對於新進人員或接任新職務的員工來說,學習與使用時充滿壓力、挫折而影響學習效果與使用意願。
【實務作業跟系統流程脫鉤】
很多市面上的ERP系統無法將企業的特殊流程和表單融入系統中,只能透過大量的教學文件和人員學習來死背各作業的前後串接關係,導致新人不管是在實務作業面或是相應的系統操作面都無法及時進入狀況。同時,因系統無法彈性調整而提升了操作的複雜度,進而導致了學習上的困難,如果相關人員有職務調動,則業務或技術就不易傳承,作業面臨空窗期甚至產生斷層。
【跨部門系統未整合】
新人對於不同單位的人員和作業不了解,因此當有部分工作是要跨單位協調或蒐集資料時,就很容易造成作業上的不順暢。(例如:業務接單時需要先掌握倉管的相關庫存及製造單位的生產狀況。)
以上常見問題,在人員流動率高、使用者變動頻繁的情況下,使得作業缺乏效率的情況雪上加霜。
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【便捷的操作調整精靈】
MF2000 ERP系統可將企業規範的商業邏輯彈性地崁入軟體程式中,容許單位或個別使用者依操作習慣重新設定畫面欄位之相關功能,也可讓人員在登打各種單證時,可以自動帶出各項預設值,既節省時間也避免了因人工選擇所可能造成的疏失,同時也提升了系統操作的便捷性和穩定性。例如:登打訂單時,只要打完客戶代號就自動帶出對應的地址、付款條件和交易幣別。
【嚴謹的內控檢核工具】
MF2000將企業規範的內稽內控管理邏輯彈性崁入作業流程中,例如可以在單據建檔和處理時,自動判斷資料的完整性、正確性與合理性,如果資料有缺漏或錯誤就會卡關以便及時查核檢視。例如:在登打訂單時,如果沒有登打付款條件或送貨日期就不可存檔,銷售單價低於成本就不可以做確認。
【彈性的客製化流程面板】
MF2000可以將企業中各單位針對各項業務的標準作業流程(SOP) 實現在ERP系統中,建置對應的作業流程導覽面板,讓人員可以依照流程一步一步輕鬆地完成各種日常作業,還能將相關的訓練操作文件及ISO文件崁入系統流程中,讓系統輔助新進人員的教育訓練,降低人員的學習門檻、及早熟練業務。例如:業務人員除了可以透過系統的業務流程面板了解公司的作業流程外,還可以直接從面板點擊直接串接執行日常作業需要的各支估報價程式、業績查詢和統計報表程式,此外還可以結合系統的知識管理(KM)管理功能,查詢相關的報價規範手冊或客戶徵信文檔...等。
【強大的All-in-One整合架構】
聯合資訊的MF2000 All-in-One全合一系統使用全合一資料庫架構,搭配彈性便捷的自訂處理訊息告示板或「深層探究」(Drill down)資料串查功能,可以將企業中的重要資訊零時差地提供給各單位人員,協助使用者做好單位間橫向協調的工作。例如:登打訂單時只要鍵入料號就可以自動顯示各儲位的及時庫存,透過客戶的訂單編號即可以直接串查對應產品的生產進度。