機台銷售後，便是服務客戶的開始，透過維護合約的建立、續租及變更等作業管控，可有效提昇客戶的維修品質。

在沒有使用合適的維修管理系統來維護客戶合約資料時，多半只能透過紙本或Excel來記錄。使用上述的方式僅可以記錄有限的資料，後續在查詢時也必須靠人工判斷進行查詢，無法在最短的時間內，找到正確暨所需的合約資訊。您可以試想下列情境：客戶來電報修時，因無法在第一時間確認其保固狀況，導致提供錯誤的報價資訊，維修人員在完成維修，欲向客戶索取相關的費用時，因與報價落差太大，導致客戶的不滿意。

在MF2000系統的維修模組中，針對維護合約的管理，我們提供了完整的作業機制：從維護合約的申請、續組、變更到結案，都可以清楚記錄。有了上述的合約資訊，除了可以被動應付客戶隨時來電的詢問外，也可以主動安排各項保養維修行程，合約到期前，更可以主動通知負責業務人員，進行合約洽談，讓您不會丟掉任何一個客戶。

客戶機台報修後，可以明確進行維修工作的分派，完全掌握維修品質及進度，可在客戶要求的完工日期前，完成所需要的維修作業。

客戶設備需要維修或是緊急報修時，最在乎的便是何時可以維修完成？因為機台無法運作，工廠便無法進行生產，影響是非常大的。若無法透過維修系統來針對維修進度進行管控，可能會面臨：客戶已報修但沒登載入系統，導致漏單；客戶已報修，但不知預計何時可以完成？工程師已開始維修，但不知進度為何？目前有那些報修單已逾期未完工？…等進度管控的問題。

在維修進度的管控上，我們從：客戶送報修資料的建立、維修單位針對送報資料內容的確認、維修主管維修工作的分派、維護人工維修進度的回報、客戶的驗收及結案及維修應收帳款的拋轉。都詳細的記錄其重新的資訊，包含：預計開工／完工日、維修人員、維修內容、維修工時、領用材料明細……等，除了可以讓客戶清楚目前的維修進度，更可以讓公司有效管控維修進度。當發現有逾期或維修工時過長時，主管可以及時介入瞭解，建議或提供維修同仁可能的解決方案。

維修或保養機械設備時，必須投入人力及物力，可清楚彙整相關成本，除了可以分析維修利潤外，也可做為客戶續約時議價的參考。

維修人員在順利完成維修作業後，公司主管最在乎的是：這次花了多少的時間、更換了多少零組件、耗費了多少差旅費……等議題。因為它是這次維修所投入的「維修成本」，它是用來評估這次維修是否有利可途？更是日後與客戶洽談合約的重要資訊。但若是無法透過系統，並確實收集維修時所投入的相關料、工、費的維修成本，而只是憑印象或是不完整的資料進行統計，公司將會面臨帳面上有賺錢，但實際上是虧本的情況，對公司能否永續經營有絕對的影響。

在維修進度的管控上，除了可以要求維修人員將每日的維修重點及內容，清楚登打入系統外。我們也可以要求維修人員明確回報每日的維修工時、申撥領用的零組件清單及耗費的相關差旅費用。有了上述維修成本明細後，我們將可以進行不同角度的成本分析。例：依不同部門進行分析、不同維修類別進行分析、不同客戶進行分析、整個維修專案進行分析……等。將可以提供維修單位主管在分派工時有所依據，更可以提供業務單位在報價時做為參考，除了可以避免維修成本高於維修收費外，更可以讓客戶感受到公司業務同仁的專業程度。

維修若已超過保固，必須向客戶酌收維修費用時，可於維修作業中直接登打相關費用及拋轉應收帳款，不用再透過訂單出貨的作業方式。

在沒有使用合適的維修管理系統時，最常遇到的就是當要進行維修的收費時，因為系統沒有提供拋轉應收帳款的功能，必須改使用進銷存模組的銷貨功能，方能進行應收帳款的拋轉，除了作業上容易出錯且繁複外，若後續希望分析維修的利潤時，也無法透過系統直接進行分析，必須利用人工手動將相關的維修成本及維修應收進行整理，再進行相關的利潤分析。除了容易出錯的問題外，更需要財務人員投入一定的時間才能完成分析，時效上不夠即時。

在MF2000系統的維修模組中，我們提供了可以將報修（維修）資料，直接拋轉應收帳款及發票開立的作業功能。讓維修人員可以依實際的維修狀況，直接維護要收費的類別及金額，並拋轉應收帳款與發票的開立。此外，若客戶針對維修費用有疑慮要求折讓時，在維修模組中也有提供維修折讓的作業功能。有了上述的作業功能，可以讓您針對在維修時所可能收取的維修工費、材料費用、檢測費用、保養費用……等，靈活拋轉應收帳款。

維修流程中有許多環節是需要後勤單位配合參與的，而這些相關作業因為牽涉到公司的帳務，因此也必須記錄回饋到ERP系統中。

舉例如下：從接到客戶的維修案件開始，業務/工程單位就要記錄各維修案的估報價資訊，庫房人員要紀錄各維修案領取的零件/耗材，工程人員也要回饋各維修案的維修時間和相關狀況，此外當發生相關雜項費用時(停車、加油、...)，工程師也要登打費用請款，當服務完畢後財務人員要依據維修單跟客戶開立發票請款，最終財務成本人員需要彙整前端的各項資料來分析各維修案的成本及利潤。

【ERP系統缺乏維修系統】
坊間大部分的ERP系統沒有提供維修管理模組或是功能不足，因此針對常需要進行產品維修服務的設備業公司，經常必須外掛整合其他小套的維修軟體，甚至是要讓每一位工程師搭配大量的紙本或EXCEL來記錄相關資訊。

【多套系統資料串接查詢不易】
但在使用外掛的維修軟體時，若有需要調閱參考相關的資訊時(EX:銷售/出貨紀錄、產品規格、產品結構BOM表...)，必須額外請MIS人員或軟體廠商開發大量的查詢、轉檔介面，亦或是必須人工自行在兩套系統上交叉比對查詢，作業上相當不便。

【相關數據嫁接難度高】
因為維修流程中牽涉到的範圍和單位太廣，有非常多的資訊都需要回饋到ERP系統中，如果要開發完整的資料嫁接工具，對於MIS人員或軟體廠商都是非常吃力且耗時的，也容易因為多套系統資料同步不即時而發生系統異常。

【售前售後資訊無縫接軌】
MF2000系統提供All-in-One共構的維修管理解決方案，可以將售前的各項生產、銷售及出貨資訊與售後的叫修、維護、保養...等營運流程納入同一套ERP系統中整合管理，除了讓相關人員減少了大量重覆登打、拋轉資料的時間，也避免了多套系統間資料維護不一致而導致的損失及糾紛，讓營運所需的各項資訊零時差精準統合。

【資料回溯追蹤快速便捷】
MF2000提供的All-in-One單一資料庫架構，讓每一台機具設備在生命週期中發生的各項生產製造資訊、維修施工紀錄、各製程及進出貨的品管數據、領用的原物料批、序號資料，全部都可以一條龍掌握，讓管理單位在異常發生時輕鬆地進行正、逆向追蹤管理，找出潛在的問題並即時進行危機處理。

【成本、財務管理細膩勾稽】
維修成本和收入占設備業的相關營運比重相當重，而如何有效的控管各維修案的成本和利潤正是設備業的營運管理重點。

MF2000系統可以詳盡地管理維修服務中所衍生各項成本費用，例如實際維修領退原物料費(料費)、維修工程師的薪資費用(工費)、維修相關車馬費、差旅費...(管銷費用)，讓維修成本不再只能依靠人腦做概略管理。此外MF2000維修系統也可以將各個維修案件分別轉列收入並開立發票，詳細分析各案的利潤與績效，以輕鬆地掌握各工程師的工作績效並進行獎金管理。