ERP系統支援現代管理作業細緻性的要求
現代化企業管理因產品設計與用途多樣化、製造生產分工國際化、法規標準共通化與行銷市場服務全球化等特色,使得作業的每一個細節與步驟都變得十分細緻且環環相扣、馬虎不得,不容掛一漏萬、隨隨便便或差不多的情形發生。
相對的,經營管理所運用的工具也要滿足細緻管理的需求與特性;因此,衍生了ERP系統必須充分支援現代管理作業細緻性的要求。
無論是一般作業或資訊作業,現代企業經營管理者均力求落實制度與作業細節,團隊成員勢必要全力執行與配合,要求事情不僅要做完,還必須要做到品質夠好,故資訊作業也要在ERP系統中同步達到這樣的水準。然而,實際情況是大多數的中小企業在人力調度上,往往難以配置這麼多的人力資源。
問題舉例
比方說,資訊作業人員不足,無法在ERP系統上將相關參數逐一回饋至系統中,但管理作業上卻需要這些詳細、完整的資訊來做好內部管理;因此,經常發生事與願違的窘迫情況。原因為何?是否有好的方法能夠改善?我們可做以下討論。
在企業中普遍可見到以下所謂「忙碌」的現象23,我們且以兩個狀況來深入探討下述問題:
1. 在公司裡鎮日忙碌,卻總是不十分清楚自己究竟在忙些什麼?
2. 感覺自己每天都很忙碌、很亂,愈忙亂時的工作效率越差?
3. 自認很努力想善用時間,但工作卻始終做不完?
4. 自認已經非常認真做事,但工作表現及整體績效總是差強人意?
舉例用以說明企業管理細緻度的需求,讓我們充分瞭解企業流程運作上,某些重要工作是如何的複雜與細緻,以及如果ERP系統功能細膩度無法匹配時的衝擊:
狀況一、產品設計變更需求
一家以ODM (Original Design Manufacturer) 製造生產的企業,在接受了客戶的訂購需求後,開始進行購料以及投產處理,但生產過程中,客戶陸續提出需求變動 (running change),導致該產品之後續線上工單的原使用材料A必須更換成材料B,對企業來說即開始啟動設計變更機制,在符合制度、細節與規範下,可能包含了以下的重要執行作業:
1. 料件基本資料的調整;
2. 設計物料清單/製造物料清單 (EBOM/MBOM) 與製程的變更;
3. 代用料管理 (註:可將材料A用完再使用B,即強制代用);
4. 產線工單變動及領退料處理;
5. 請採購單調整、變更處理;
6. 外包單調整、變更處理…。
在這種變更狀況下,所牽動的除了橫跨公司內部多個不同部門、單位外,更有多項作業是環環相扣的。例如:當BOM表材料由A改成B,並經審核及內部通知發佈後,必須隨即展開線上工單用料檢討,檢討結果將會反應是否有已發出的採購單,必須立即與廠商聯繫進行變更/撤銷…等。
對於這些繁雜卻又不可省略的檢討與處理程序,如果建置的ERP系統僅能支援BOM表變更這類的簡單作業,而其餘多數都必須透過人工個別費時又勞力的逐一作業,相關人員如何能不疲於奔命,終將難以在整體績效中有所表現。
更糟糕的是,人工配合作業難免會發生因為人工進行檢討、處理耗費大量時間,進而衍生:(1)產線廢品/重工、(2)產生過高的呆料或待料、(3)業務單位無法有效掌握新舊產品的生命週期、(4)財務人員無法預先掌握成本差異等情況。這些都是經營管理上的缺失,會對企業造成傷害的。
狀況二、MRP料件需求分析
某公司擁有多個營業據點、數座工廠與發貨倉庫,其業務除了自製生產之外,還有商品買賣的能力;同時,因應多角化經營,亦於海外有業務團隊及倉庫建置,以擴大業務觸角。對這樣的企業來說,MRP的檢討不僅重要,還直接關乎整體資源調度籌補,在作業需求上必須考量到以下的重要條件與環節:
1. 可區分多據點、多營業所、多廠區進行各別/合併檢討物料需求。
2. 檢討項目必須細膩,包含訂單預測單、借用單、調撥單、在途預計到貨單等單據。
3. 檢討項目時,可將代用品一併納入考量。
4. 可區分不同專案各自進行檢討。
5. 支援自行訂定某些特定儲位不納入MRP分析 (例如:海外倉、寄銷倉等)。
6. 在運算上除了再生法外,也會需要有淨變法模式做快速而有效率的處理。
在這樣的檢討與分析處理上,所檢討的單據如果不夠完整且細膩,會有可能發生以下的嚴重缺失:
1. 檢討的單據缺漏嚴重、各項資訊不完整,檢討出的數據無以為據。
2. 如果檢討中沒有將代用品納入做合併檢討,經常可以發現,當物料不足時便進行對外採買,但盤點時才發現還有不少代用品的庫存量,造成庫存無法有效運用,等同嚴重浪費。
3. 無法依照不同專案個別檢討,造成專案間資源調用或使用混亂,專案管制作業疏漏嚴重。
4. 就庫務管理而言,放置海外倉、寄銷倉等特殊用途的存量,實際上無法立即、快速調度,卻又納入合併檢討,造成實際庫存運用上的誤判。
5. 無法支援快速、有效運算MRP,造成運算耗時、佔據大量系統運作資源,也因耗時檢討往往取得數據時已造成籌補、生產時效的嚴重延宕等。
ERP系統產品功能的不完整,工作效率差
籌補不單單要耗費時間,更嚴重的損失是人員若依照所檢討結果進行籌補、生產執行,買錯、少買、多買、少生產、多生產…,這一連串的錯誤,影響到的就不單純是錢的浪費,而是企業經營管理上的重大瑕疵了。
至於目前許多企業因為營業型態、業務擴展所需,已由過去單一工廠、據點的規模,轉為多點、多倉、多工廠的營運模式。對於MRP的需求上,也不再只是單看總量夠不夠,而是必須依據分析來管控所需,各自獨立分析或者某幾個據點合併檢討,會遭遇雖然總量足夠,但「華北倉」卻無法於短時間內支援「華南倉」的現實。
至此,我們可以深刻的了解到團隊成員因ERP系統產品功能的不夠完整與細膩,不僅難以有效執行,作業上會造成忙亂,工作效率也跟著變差。對於使用此種ERP系統的企業來說,也難以透過ERP的協助而建立起經營競爭優勢。 |