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生技業公司因應IPO的規範,必需嚴格落實內稽內控管制。
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現行許多ERP軟體功能不健全,缺乏彈性的控管設定,會發生以下問題:
◆ 前後資料沒有連結,難以查詢相關單證。
◆ 權限管理功能有限,在ERP中的資訊會有外洩的隱憂,導致公司不敢把資料放入系統,只能另行使用EXCEL或其他檔案管理。
◆ 人員需要反覆確認系統單證,造成作業上的負擔。若是人員工作忙碌時,系統中的重要資訊沒有人監控,會有遺漏無法即時處理問題的狀況。
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目前有大約50間上市櫃公司使用聯合資訊MF2000 ERP系統,無論是會計師函證、政府法令的變更,系統都會即時的調整與版本更新。搭配系統現有的各項彈性設定功能,落實內稽內控管制。
◆ 資料追踨:系統擁有完整的單證連結,包含訂單、出貨、應收、收款或是請購、採購、驗收、應付、付款等等,前後單證都有完整脈絡可以追查,各單證的相關紙本文件也可以利用文件管理的方式納入系統,所有資料統一納管,方便後續審查。
◆ 權限管理:系統擁有縝密完善的權限管理,不論是作業程式、報表、紀錄、欄位,每一項資料都可以設定權限管制,依照各部門不同人員分別區分自己所屬的權限,全面控管機密資料不外洩。
◆ 自動通知:系統擁有多元的通知功能,可以設定週期,例如:一天一次或是一週一次,將重要的訊息由系統自動發送給相關人員,像是到貨待驗、帳款逾期、業績統計…等資訊,除了mail、簡訊、系統以外,還可以結合LINE發送,定期通知審閱重要資訊不漏接。